6 conseils pour tirer le meilleur parti de votre prochain audit externe

Arrêtez de gaspiller votre argent dans des audits de certification sans valeur ajoutée.

Aussi profondément que je crois en la valeur des normes ISO, une chose en particulier m’a toujours interpellé : les audits externes pour beaucoup d’organismes ressemblent souvent à des sandwichs sans saveur.

Les audits externes devraient être l’événement au cours duquel les entreprises s’enfoncent vraiment dans le vif du sujet, un moment où des décisions difficiles sont réellement prises, car avoir un auditeur externe avec des années d’expérience serait un avantage non seulement pour « faire des choses », mais pour approfondir votre système.

Malheureusement, le plus souvent, les audits externes finissent par être plus souple qu’un sandwich sans saveur.

Le problème est que de nombreux auditeurs ont tendance à avoir une portée plus large, plutôt que d’aller en profondeur. On comprend seulement que les audits externes sont réellement pertinents que lorsque l’on peut évaluer l’état du système et identifier les améliorations à apporter.

Vieux sandwich sans saveur ?

Alors, pourquoi les audits logiciels sont-ils si courants ?

En partie cela se résume à la psychologie humaine – facile est beaucoup mieux, non ?

Les auditeurs sont comme tout le monde. Ils ne veulent pas de drames inutiles dans leur journée de travail. Les responsables de la conformité ne le font pas non plus. Mais le problème est aussi en partie structurel – en particulier un vieux problème désagréable appelé : « conflit d’intérêts ».

Voici la réalité.

Vous (le client) souhaitez obtenir une certification (ou re certification) de la norme ISO 9001 par exemple. Vous engagez donc un organisme de certification pour vous auditer. Nous avons immédiatement un dilemme éthique en jeu : les intérêts commerciaux de l’organisme de certification se heurtent directement à ses responsabilités en tant qu’auditeur éthique. S’ils vous livrent des résultats d’un audit difficile ou que vous échouez, ils ont 99,99% de chances de vous perdre en tant que client.

J’ai une Amie qui a été auditrice pour un organisme de certification pendant cinq (5) ans et vous en êtes conscient aussi bien qu’elle ce dilemme éthique est très réel. Mon amie et moi avions l’habitude d’en discuter tout le temps à propos de ces réalités dans l’industrie de la certification. Inutile de revenir sur des histoires de cette industrie qui vomisse des certifications comme des sandwich sans saveur. Bref, ce n’est pas le but de cet article.

Il est temps d’être proactif

Pour des professionnels QHSE comme vous et moi, l’audit externe est le point culminant (très visible) de l’année. Et étant donné que les résultats de l’audit peuvent finir par orienter votre avenir dans ce poste dans les mois à venir, vous devez vous assurer d’en tirer de très bons résultats que j’appelle « de belles viandes et de pommes de terre au lieu de vieux sandwich sans saveur ». Vous voulez que tout le monde, en particulier l’équipe de direction, voit tout ce qu’un système robuste et rigoureux comme le vôtre peut apporter à votre entreprise. Mais avec un conflit d’intérêt important qui perturbe le menu, vous devez être proactif.

Bien que nous préférions que les choses soient toujours faciles, mais en allant en profondeur certaines choses difficiles doivent être produites et je sais que cela peut paraître contre intuitif. Il en va de même avec le processus d’audit dans lequel vous devez être proactif pour augmenter les performances de votre organisme, selon mon amie auditrice.

Aussi bien que ce qui est hors du commun n’est pas facile à faire et à assumer, l’écriture même de cet article m’a pris plusieurs heures pour l’écrire et le corriger encore et encore. Je le fais non seulement parce que je l’aime mais aussi parce que je veux que vous y trouviez de la valeur. Vous n’imaginez pas combien que temps que cela m’a pris pour achever certains de mes articles ! Je l’ai fait juste pour vous aider dans votre démarche de gestion de votre système qualité. J’essaie de donner le maximum en effectuant des recherches et en questionnant ceux qui ont de loin de plus expériences que moi. Je fais tout cela juste pour vous apporter encore plus de la valeur.

C’est pourquoi que je dis tout le temps que l’amélioration continue demeure un élément fondamental pour tout système de management de la qualité. Répondre aux exigences des clients et le satisfaire en permanence va au-delà d’une simple certification dans la pratique.

6 conseils pour tirer le meilleur parti de votre prochain audit externe

Pour arriver aux résultats espérés, interviewez votre organisme de certification.

Dites-leur ce que vous voulez de leurs audits et de leurs auditeurs.

  • Demandez les CV de leurs auditeurs potentiels. Ont-ils travaillé dans votre secteur d’activité ou du moins dans un secteur ayant des problèmes similaires à votre entreprise ?
  • Demandez aux gens de vos réseaux quels sont les auditeurs qui leurs ont le plus aidé. Quels sont ceux qui ont montré leur perspicacité et qui ont reçu des commentaires pratiques et utiles ? (LinkedIn est une très bonne source de réseau).
  • Lorsque vous avez trouvé un excellent auditeur, demandez-le.

Souvent, les auditeurs se voient attribuer des auditeurs particuliers non pas en raison de leur expertise dans ce domaine, mais parce qu’ils sont disponibles ces jours-là. Je pense que ce n’est pas assez bien du tout. Je crois que vous, vos collègues et vos clients méritez mieux que cela.

  • Demandez au moins 3 auditeurs : 1 responsable et 2 techniciens. Payez pour trois experts de votre équipe. Évidemment, cela dépendra de la taille de votre entreprise, mais 3 est un minimum.
  • Dans les temps morts de chaque audit (au déjeuner peut-être, ou à la fin de l’audit), parlez avec vos auditeurs. Tirez de leurs expertises. Posez des questions telles que : quelles sont les meilleures idées que vous avez rencontrées lors d’un audit ? Quelles sont les erreurs les plus courantes des organisations de notre secteur ? Quel conseil clé pouvez-vous me donner ? Qui ou quoi a eu le plus d’influence sur vous en tant qu’auditeur ? Quels auteurs et blogs lisez-vous ?
  • La réponse à l’énigme conflit d’intérêt des organismes de certification est de se montrer rigide et attentif. S’ils vous accordent un audit simple et facile avec des non-conformités légères, dites-leur qu’à moins de pouvoir améliorer leur jeu, vous trouverez un nouvel organisme de certification, merci. Demandez-leur de fournir à votre organisation des experts compétents dans votre secteur, qui sont de bons communicateurs et qui souhaitent aider à ce que la norme ISO 9001, par exemple, devienne une philosophie de base significative dans votre entreprise.

J’en ai discuté tout une partie dans mon ebook en dessous de cet article intitulé : « Répondez aux exigences de la norme ISO 9001 : 2015 » où j’analyse toutes les clauses de la norme.

N’acceptez pas les vieux sandwichs sans saveur comme audit de certification, surtout quand vous investissez votre argent !

Ouvrages à consulter

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